Tras el paso del huracán María en nuestra isla, me di a la tarea de crear una lista de asuntos importantes que a la gran mayoría de nuestros compañeros de la industria de eventos ha realizado durante las últimas semanas. ¡Les cuento que para poder lograr hablar con nuestras novias tuve que caminar alrededor de 25 minutos hasta la casa de mi tía, donde el teléfono de su casa aún tenía tono! El estar incomunicada tanto con mi familia como con nuestros clientes era algo desesperante, ya que desde el día antes del huracán nos manteníamos en continua comunicación. ¡El deseo de escucharlas ya que su gran día se acercaba y deseaba que ese día fuera perfecto! Algo que pude observar era que muchas de nuestras novias no solo llamaban para discutir sobre su boda, sino para ver que no me faltara nada y que contaba con ellas para lo fuese necesario. Momentos así hacen que nuestra relación novia y coordinadora se vuelvan parte de nuestras vidas. A todas nuestras novias les agradezco su gran interés en mí y mi familia.  Con muchas fuerzas y pasión nuestro equipo de trabajo está listo para crear memorias. Ahora solo queda decir “Puerto Rico Se Levanta”

Teléfono en la casa de titi Sara!

¡Debemos estar atentos a nuestros eventos durante la temporada de Huracanes!
A continuación, les hago mención de unos tips que me fueron de gran ayuda:
• Tener teléfonos disponibles de diferentes compañías telefónicas durante la temporada de huracanes. Esto nos ayuda a mantener redundancia en las telecomunicaciones.
• Tener baterías externas recargables de celulares y planta eléctrica.
• Disaster Saving Account!! Tener una cuenta de ahorros, ya que nuestro ingreso se vería afectado ante un desastre natural. El mismo debe ir dirigido a cubrir con nuestros gastos primordiales tanto personales como del negocio.
• Es impórtate que actualicemos nuestro contrato con las cláusulas ante un desastre.
• Tener nuestra póliza al día ante daños en nuestro negocio.
Debemos realizar llamada de conferencia con los clientes antes del evento atmosférico para dialogar sobre el plan llevarse a cabo una vez suceda el mismo, e incluir personal que estará brindando ayuda para retomar la actividad.
Luego del evento atmosférico pasos a seguir…
Paso 1. Discutir antes del evento atmosférico el plan de contingencia que ofrece el ‘’venue’’, luego de los sucesos, si la condición del mismo permita realizar la actividad.
Paso 2. Dejarle saber el contacto de nuestro asistente tanto en Puerto Rico como en los Estados Unidos para que tengan varias opciones donde nos puedan contactar. (de necesitar asistente)
Paso 3. A medida que sea posible comunicarnos con nuestros clientes de los eventos que se aproximan para comunicarles que nos encontramos bien y que estaremos investigando los daños ocurridos donde se espera realizar los eventos.
Paso 4. Comunicarnos con compañeros de nuestra industria para asegurarnos que se encuentren bien, mantenernos al tanto de lo sucedido y realizar grupos de ayudas donde podamos ayudar a otros.
Paso 5. Visitar los ‘’ venues’’ o contactarles para obtener información de daños ocurridos e información de operaciones.
Paso 6. Contactar a cada uno de los ‘’vendors’’, ya sea por:
• Llamadas telefónicas-Llamadas tanto de la coordinadora como sus asistentes.
• Mensajes de textos
• Mensajes de voz
• Correo electrónico
• Redes sociales
(Estatus, post, etc.)- Mensaje de estatus sobre la actividad, incluyendo el contacto de la coordinadora como también del de sus asistentes, nombre de los novios/ información del evento corporativo, fecha de la boda y lugar a celebrarse.
Paso 7. Programar nueva fecha del evento y verificar disponibilidad del equipo de trabajo, en caso de  que haya sido pospuesto.
Paso 8. Comunicarles a los invitados por medio de llamadas, correo electrónico, mensaje de voz y/o mensajes de textos que el evento será pospuesto al tener nueva fecha le dejará saber o que se el evento se llevará a cabo. Es muy importante que tengamos los contacto de cada uno de los invitados del evento ya sea local o del destino.
Paso 9. No olvidemos de nuestro próximo cliente del destino ya que se preocupan. ¡Mantenerles al tanto de mientras todo se vaya normalizando y el estatus de los lugares donde van a celebra el gran día de su boda!